【できるぞ副業！法人設立への道】定款認証に必要な書類の準備
ひろ定款認証の手続きの続き
定款の修正を終えたら、公証役場に原本を送付します。
今回の記事は、原本送付から先の手続きを紹介します。
ちなみに、前回の記事で紹介した「サンプル定款」は下のダウンロードリンクからどうぞ。
定款認証に必要な書類を送付する
担当する公証人から、書類の送付の指示があったら、レターパック等で送付します。
私の場合は、次のように指示がありました。
なお、それぞれの書類については、後ほど説明します。
- 実質的支配者の印鑑登録証明書（原本）
- 実質的支配者の印鑑登録証明書（写し）※原本を還付してもらう場合に必要です
- 設立時社員の印鑑登録証明書（原本）
- 設立時社員による設立時理事選任決議書（原本）
- 設立時理事による設立時代表理事選任決議書（原本）
- 定款＋委任状（設立時社員から、手続きを行う人への委任）
- 謄本交付請求書
- 返信用レターパック
これらを、レターパックにつめて送ります。もちろん、封筒に入れて簡易書留でもいいのですが、レターパックのほうが手軽です。
定款認証に必要な書類の説明
先ほど述べた書類のそれぞれについて、補足説明をします。
実質的支配者の印鑑登録証明書（原本）
代表理事の印鑑登録証明書の原本です。この後、登記でも使用するので、原本証明して還付してもらいましょう。
実質的支配者の印鑑登録証明書（写し）
原本還付してもらうために必要です。
昔々、「写し」とあるので手書きで写す人がいたとかいなかったとか……。コピー機でコピーを取ったものを「写し」と言います。
余白部分に、「原本還付 ○○○○」として名前を記し、名前の横に実印で押印します。これだけでOK。原本が後ほど返却されます。
設立時社員の印鑑登録証明書（原本）
設立時社員の印鑑登録証明書は、定款認証でしか使用しないので、特に原本還付は必要ありません。
印鑑登録証明書は、３か月以内や６か月以内に発行されたものという指定がされることがほとんどですので、この後に使う予定がないなら、原本還付してもらう必要はありません。
設立時社員による設立時理事選任決議書（原本）
サンプル定款を使用した場合、設立時社員によって次のとおり決議したという決議書が必要です。
- 設立時理事の選任
- 主たる事務所の所在場所
- 電子公告のURL
このうち「電子公告のURL」は、私がのちに設立登記をする際に補正を求められたものです。
前回の記事でも補正したデータを掲載していますので、活用してください。
なお、この原本はそのまま返却してもらえますので、原本証明は不要です。
設立時理事による設立時代表理事選任決議書（原本）
サンプル定款を使用した場合、設立時理事選任決議で選任した理事から代表理事を選任したという決議書が必要です。
この原本もそのまま返却してもらえますので、原本証明は不要です。
定款＋委任状（設立時社員から、手続きを行う人への委任）
作成した定款に、設立時社員の委任状を添付し、製本します。
なお、委任状の見本は、日本公証人連合会のページに定款の委任状の記載例が掲載されていますので、ダウンロードして作成します。
製本の手順は大きく２通りあります。１つはホッチキスで綴じる方法、もう１つはテープ等で綴じる方法（袋綴じ）です。
１）ホッチキスで綴じる方法
簡単ですが、押印の手間がある方法です。
①委任状と定款を重ねる
②ホッチキスで左端を２か所留める
③すべてのページの合わせ目に押印する
すべてのページの合わせ目に、設立時社員全員が実印で押印します。
なお、ここで押印する実印は、提出する印鑑登録証明書と同一でなければいけません。
２）袋綴じで綴じる方法①
袋綴じにも２つ方法があり、１つは普通紙を使う方法、もう１つは製本テープを使う方法です。
まずは、普通紙を使う方法を解説します。
①短冊を作る
A4用紙を４分の１にカットします。
それから、縦に２回折って、折り目を切りましょう。なお、多少ガタついても切断面は内側に隠れるので大丈夫です。
②切断面から1/3で折り目を付けます。
③折り目を付けた短冊にのりを塗る
折り目を付けた１／３の部分にのりを塗ります。
④委任状と定款を重ね、短冊を貼り付ける
⑤ホッチキスで綴じる
短冊の真ん中くらいにホッチキスをします。すこしだけ紙の端側に寄せるほうが奇麗に仕上がると思います。
⑥短冊にのりを付ける
⑦糊付けした部分を折りこむ
⑧表返しします
⑨短冊と表紙の合わせ目に押印します
ホッチキス製本とは違い、表紙部分の１か所に押印で構いません。
設立時社員全員の実印で押印します。
いろいろなサイトで紹介されている契約書の作り方で、一回り大きい紙を使ってミミを作り、折りこむ方法を紹介していることがあります。
しかしながら、A4以上のサイズ(B4やA3)の大きい紙を用意できない場合もあるので、ここでご紹介したのはミミを作らない方法です。ちなみにミミありの作り方は、このページが参考になると思います（行政書士伊藤事務所）。
もちろん、この方法でも定款認証の受付には全く問題ありません。
３）袋綴じで綴じる方法②
袋綴じの方法２つ目は、製本テープを使う方法です。
圧倒的に普通紙で袋綴じをするよりも楽です。テープを買う必要はあるけれども、一番ラク。
なお、どんなテープでもよいわけではなく、契約書用の白色テープが必要です。
巻いてあるテープでもいいのですが、A4サイズにすでにカットしてあるやつも売っているので、どちらでもOKです。
①委任状と定款を重ねる
②ホッチキスで左端を２か所留める
ここまではいっしょ。
③テープを貼り付ける
上で紹介したA4サイズの製本ラベルは、裏に剥離紙がついているので半分をはがし、ホッチキスの上から貼ります。貼った後、もう半分の剥離紙をはがし、裏側に貼り付けます。
④製本テープと委任状の合わせ目に押印します
これで完成！！
謄本交付請求書
謄本交付請求書は、公証人からいただきました。
定款認証後、謄本をもらうのに必要ですので、公証人の指示通り作成しましょう。
返信用レターパック
返信用レターパックはレターパックライトで十分です。
仕事をしている等で、昼間に受け取れない場合はポストに配送してくれるライトのほうがいいでしょう。昼間に受け取れる場合は、レターパックのほうが確実ではありますが、好みの問題ですね。
次回は…
定款認証に必要な書類が整いました。
次回は、定款認証の手続き等を紹介いたします。
では～
