【できるぞ副業！法人設立への道】定款認証の準備（書類づくり）
ひろもう完成したのでは……？？
４回にわたって、私が設立した一般社団法人の定款を見てきました。
なのに、何をまた解説することがあるんだろう？という感じですが、「定款認証」に向けて必要な作業があります。
ですので、今回は定款認証に必要な作業を解説します。
サンプル定款をダウンロード
前回までに解説を行った定款について、ダウンロードできます。
また、上記定款で定めていない事項について、設立時社員および設立時理事によって決議すべき事項がありますので、次のとおり決議書が必要となります。
設立時社員による設立時理事、主たる事務所並びに電子公告のURL決議書
なお、それぞれ定款の中で定めている場合は、その部分は不要です。
また、３つの項目すべてについて、定款の中で定める場合は、この決議書自体が不要です。
設立時理事による設立時代表理事選任決議書
定款の中で設立時代表理事を選任している場合は、この決議書は不要です。
定款認証に必要な作業
法人設立のためには、定款を作成し、それを法務局に提出しなければなりません。
法務局に定款を提出するには、その定款を「公証人」に認証（定款認証）してもらう必要があります。
公証人に認証してもらうには、公証役場に連絡をして、「何が必要か」「誰が担当か」を事前に確定させる必要があります。
このあたりは、法人設立サービスなどを使えば、自分でする必要はないですが…
私は、自分の勉強のために、すべて自分でやってみました。
定款認証をする公証役場を確認する
まず、日本公証人連合のホームページから、公証役場を探します。
日本全国どこの公証役場でもいい…というわけではなく、法人の主たる事務所の所在地を管轄する法務局に所属する公証人でなければいけません。
ですので、基本的には各都道府県内の公証役場に連絡することになります。
同じ都道府県内であれば、行きやすい公証役場を選べばOKです。
公証役場に連絡する
手続きをする公証役場を決めたら、掲載されているメールアドレス宛に、定款認証の手続きについて連絡しましょう。
Subject: 一般社団法人の設立に係る定款認証の事前相談について
○○公証役場 御中お世話になります。△△と申します。
現在、一般社団法人を設立する準備を進めており、今般、定款を作成いたしました。
つきましては定款認証をお願いしたく、事前の定款確認にあたり、どのように進めればよいかご教示いただきたく存じます。なお、電子定款認証を考えています。
どうぞ、よろしくお願いいたします。
--
△△
daresore@example.com
すると、数日中に問い合わせに対する返事があると思います。
基本的には、「この人が担当だ」だったり、「こういったものを送れ」だったりという内容が返信されてきます。素直に従いましょう。
私の場合は、
定款認証の流れとしては、①メールで定款（案）、②実質的支配者となるべき者の申告書、➂社員の印鑑登録証明書、④実質的支配者となるべき者の写真付身分書を予め提出していただき、こちらで、チェックさせていただき、問題がなければ、認証手続の日程の打ち合わせをさせていただきます。電子定款で認証を行う場合はテレビ電話を利用することもできます。
まずメールで①～④の書類をお送りいただくようお願いいたします。
という指示でした。
初回は、担当公証人の指定がありませんでしたので、指示のあった書類を送付します。
書類の送付
書類を送付しますが、それぞれの書類について確認しておきます。
今回、事前の定款確認では上記①～④ですが、定款認証にあたり以下の書類を求められましたので、メモ書きしておきます。
最終的に必要となった書類
- 電子署名付きの定款（事前確認を経て、修正されたものに電子署名を付けます）
- 実質的支配者となるべき者の申告書
- 実質的支配者となるべき者の身分証明書（免許証やマイナンバーカード）の写し
- 社員全員の印鑑登録証明書
- 設立時代表理事選任決議書
- 設立時理事選任決議書
用意していない書類を用意する
定款（案）については、すでに用意されていることと思います。
しかし、「実質的支配者となるべき者の申告書」という書類を用意していませんでしたので、作成します。
「実質的支配者となるべき者の申告書」は、日本公証人連合会の定款認証のページの下部に様式が掲載されています。基本的には【一般社団・一般財団用】の「Word版※フォーマット１」をダウンロードして記入します。ですが、意外とデフォルトで入力されている「●」を消すのが面倒なので、「Word版※フォーマット２」を使うほうが手間が少ないと思います。
実質的支配者となるべき者の申告書
- 公証役場名・・・・・認証を受ける公証役場の名称を記入します。
- 認証担当公証人・・・担当する公証人の名前を記入しますが、事前確認では空白でOKです。
- 名称・・・・・・・・法人の名前を記入します。
- 年月日・・・・・・・事前確認では空白でOKです。
- 嘱託人住所・・・・・申請する人の住所を記載します。自分で申請するので、自宅住所になります。
- 嘱託人氏名・・・・・申請する人の氏名を記載します。自分で申請するので、自分の名前です。
- 実質的支配者となるべき者の該当事由・・②にチェックを入れる
- 実質的支配者となるべき者の本人特定事項等
- 住居、氏名、フリガナ、生年月日・・・身分証明書の記載通りに記載。
- 国籍・・・・日本国籍の有無で、「日本」か「その他」か、どちらかを囲みます
- 性別・・・・身分証明書の記載もしくは戸籍通りに囲みます。
- 根拠資料・・設立時代表理事を定款に記載している場合は「定款」、設立に理事の互選等により理事を決めている場合は「定款以外の資料」を囲みます。このページのサンプル定款をもとにした場合、「定款以外の資料」を囲み、「設立時代表理事選任決議書」を根拠資料として添付します。また、設立時理事を定款で定めていない場合、設立時社員による「設立時理事選任決議書」も提出します。
- 暴力団員等該当性・・「該当」もしくは「非該当」のどちらかを囲みます。
送付後のやりとり
必要書類を送ったら、公証人から修正点についての指摘や、その他必要書類の指示がありますので、修正等を行います。
修正等がすべて終わったら、原本を送付するよう指示があります。
長くなりましたので、原本送付以降は次の記事で。
では～
